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Database di contatti, il patrimonio dell’addetto stampa

database addetto stampa
Uno sguardo alle soluzioni

sei interessato alle pubbliche relazioni?

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Continuano gli Spritz-up, gli appuntamenti di contaminazione con i colleghi (e non solo), all’insegna della leggerezza, delle relazioni, dello scambio di idee e della tradizione veneta tra alcol e cicchetti. Oggi ho brindato con Francesca che mi ha spiegato l’importanza del database contatti per un addetto stampa e come crearne uno di efficace. Vi lascio al suo racconto:

I contatti per chi svolge attività di ufficio stampa sono tutto. Indirizzi e-mail, numeri di cellulare e oggi sempre più anche contatti social su Facebook, Twitter, LinkedIn o Google+. C’è chi custodisce gelosamente un’agenda consunta e piena di scarabocchi, chi aggiorna il suo pesantissimo file excel di volta in volta, chi salva tutto sui contatti di google, etc… Negli anni il database personale si infoltisce di nomi, numeri di telefono, note, mail e soprattutto volti, persone, che nel tempo diventano persino amici.

Ma come si costruisce da zero un database di contatti?

Verrebbe da dire che ci vogliono anni e anni di lavoro e telefonate. E in parte è vero.

Ogni volta che si svolge un’attività di ufficio stampa per un cliente si dovrebbe aggiornare la mailing list di contatti mirati per il settore specifico e l’area geografica di competenza. Come? Beh, tutti cominciano cercando su internet nei siti delle testate (ma quasi mai ci sono i contatti diretti della redazione), oppure telefonando alle testate e chiedendo semplicemente di avere il contatto con il giornalista che segue l’argomento o la zona interessata. O chiedendolo ad altri giornalisti con cui si è più in confidenza o ad amici e colleghi.

Utile è anche la lettura dei giornali o delle riviste di interesse per capire chi sono i nomi a cui far riferimento e per pesarli sulla frequenza e la qualità di pubblicazione. Ancora più utili sono gli eventi: conoscere le facce dei giornalisti a cui si è interessati e approfittare di fare conoscenza (una delle attività più divertenti dell’addetto stampa è infatti proprio la partecipazione a fiere o manifestazioni a nome del cliente dove andare alla “caccia” dei giornalisti presenti e soprattutto del loro biglietto da visita). E poi, come ultima chance, c’è sempre l’invasione in redazione.

Ma come fare se il settore di riferimento è particolarmente ampio e i giornalisti da contattare sono qualche centinaio?

Tranquilli, esistono delle scorciatoie molto interessanti. Basta pagare, ovviamente. Negli anni diverse società si sono specializzate nel rispondere a questa esigenza. Una delle soluzioni più note è l’Agenda del Giornalista (link www.agendadelgiornalista.it) che dal 1968 raccoglie i contatti di tutti i giornalisti iscritti all’Ordine e di tutte le testate giornalistiche oltre ai contatti di istituzioni, responsabili marketing e addetti stampa e pubblicitari a livello nazionale. L’Agenda del Giornalista, usata spesso anche dagli stessi giornalisti per i loro contatti, esce in due tomi corposi l’anno ma è anche disponibile in versione digitale costantemente aggiornata e a breve ne verrà lanciata una app.

Tra i pro di sicuro ci sono i costi accessibili (149 € la versione cartacea e 550€ quella digitale) ma tra i limiti il fatto che vengano fornite solo le e-mail ufficiali dei redattori delle testate e non quelle private o quelle di collaboratori e freelance (che oggi sono tantissimi), senza indicazione degli argomenti tematici di riferimento (cosa fondamentale!)  e che invece è il plus indiscutibile della piattaforma Mediaddress (www.mediaddress.it).

Straordinario e potentissimo strumento, Mediaddress è il sogno proibito di ogni addetto stampa.
Proibito perché i suoi costi sono decisamente proibitivi (il pacchetto base della piattaforma completa parte dai 1600€ l’anno). Ma li vale tutti: dal sito è possibile selezionare delle mailinglist di giornalisti e di testate  filtrabili per circa una quarantina di categorie con sottocategorie, potendo così inviare un comunicato stampa mirato ai soli giornalisti che si occupano di determinati argomenti per le più svariate testate, compresi i freelance e i collaboratori esterni.

Poter filtrare le categorie non è cosa da poco poiché si evita di riempire di comunicati stampa indesiderati le caselle di posta dei giornalisti e soprattutto si possono estrapolare delle liste specifiche per fare dei recall efficaci. Su Mediaddress poi di recente è stata introdotta anche la sezione di blog e informazione on line che permette di esplorare quello che è in questi anni la nuova frontiera dell’ufficio stampa cioè le on line media relations.  Per chi può permetterselo, poi, è possibile integrare anche la piattaforma di invio dei comunicati stampa online potendo così utilizzare lo strumento ovunque e con un report personalizzato di ricezione e di archivio per ogni singolo giornalista.

Database contatti: un patrimonio da custodire gelosamente

Ecco che quindi con lavoro certosino di anni e anni  e con l’aiutino tecnologico delle piattaforme il database diventa l’amico inseparabile, il vero partner insostituibile dell’addetto stampa. Un patrimonio unico da custodire gelosamente. E da coltivare come un giardino delicato che necessita cure amorevoli e tante energie, ovvero telefonate, spritz e chiacchierate. Quelle che più aulicamente vengono chiamate Public Relations. Essenziali. E che fanno la differenza.

Bisogna esserci portati, o per lo meno farci l’abitudine ma soprattutto bisogna non sottovalutarle. I rapporti personali con i giornalisti permettono all’addetto stampa di conquistare maggiori chanche di pubblicazione per il proprio cliente, permettono di gestire le emergenze stampa ma soprattutto permettono una maggiore professionalità biunivoca.

Questo perché l’addetto stampa lavora sì per i suoi clienti (azienda, istituzione o associazione che sia) ma in verità lavora anche per i suoi colleghi, i giornalisti appunto, aiutandoli nella realizzazione degli articoli, fornendo le informazioni il più complete possibile, combinando interviste e appuntamenti, inviando materiale fotografico e numeri di telefono in tempo reale, a qualsiasi ora del giorno e della notte. Certo, non è aiuto disinteressato ma la bravura sta nel farlo sembrare.

Grazie Francesca! E’ stata per me l’occasione per imparare qualcosa di nuovo.

Se fate il lavoro di Francesca ora non vi resta che crearvi il vostro database.

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