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Slack e Trello: una Toolbox per la collaborazione

Data articolo: 10 Gennaio, 2015
Data ultima modifica: 10 Settembre, 2023
toolbox collaborazione
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Questo è un post in due puntate per suggerire a chi lavora come freelance e/o ha bisogno di una cassetta degli attrezzi di strumenti per collaborare con altre persone da remoto per portare avanti progetti più o meno complessi.

Una toolbox per la collaborazione, senza pretese e non definitiva (mentre vi parlo sto testando altre interessanti soluzioni come Glip), che con i froggers abbiamo adottato sperimentando il metodo Ain’t a Game e che in qualche modo hanno semplificato e migliorato il nostro modo di collaborare ed essere più efficienti.

toolbox per la colllaborazione

Partiamo dall’inizio. Quando lavori con altre persone hai, tra le altre cose, bisogno di:

  1. Dialogare, scambiare idee, condividere file, con una o più persone contemporaneamente; su un progetto o più progetti, e non sempre con le stesse persone.
  2. Gestire progetti, task e calendari in cui una o più persone (non è detto siano sempre le stesse come spesso capita in un’azienda) sono coinvolte.
  3. Gestire contatti, preventivi, ordini, fatturazione, e pagamenti dove il capofila non è sempre lo stesso e le partite iva coinvolte sono molte e spesso diverse.
  4. Quando possibile (preventivamente) verificare affidabilità e solvibilità di nuovi potenziali clienti, visto che le “sole” sono sempre dietro l’angolo e per una partita iva individuale la cosa pesa oggettivamente in termini relativi un po’ di più.

Su queste principali esigenze (la lista chiaramente non è esaustiva), come rete di freelance abbiamo sperimentato in prima persona una rosa di strumenti (solo strumenti che da soli, senza motivazione, senso di responsabilità, fiducia e condivisione degli obiettivi a poco servirebbero) accessibili e a basso costo, che un po’ ci hanno semplificato la vita. Sono i nostri, non è detto vadano bene per voi e che siano le soluzioni per tutti, ma, nel nostro stile, ci sembrava utile condividere l’esperienza.

Iniziamo. Non aspettatevi però una recensione o spiegazione dettagliata degli strumenti. Per quello lascio spazio a qualche collega più bravo di me (se ne avesse voglia). Tuttalpiù potete sempre trovare, con un po’ di curiosità, degli ottimi tutorial in rete. Qui mi limiterò a farvi capire a cosa è servita a noi e come l’abbiamo usata.

Slack: tutte le comunicazioni in un solo posto

Di Slack ha parlato recentemente anche Cristina Cucciniello su Repubblica.it sottolineandone i vantaggi nel ridurre la quantità di email che riempiono le nostre Inbox quotidianamente (vera “piaga” dei giorni d’oggi, diciamocelo).

Per “dialogare, scambiare idee, condividere file, con una o più persone contemporaneamente; su un progetto o più progetti, e non sempre con le stesse persone” noi froggers, ad oggi, stiamo usando Slack (per ora nella sua versione gratuita). Ne parlavamo già al Freelancecamp del 2014, quando, da qualche mese ormai la stavamo usando proprio con lo scopo di riuscire a ridurre gli scambi di email tra freelance coinvolti su vari progetti.

Viene definita come un Enterprise Social Network (ed io che pensavo che Social Network = Facebook, guarda te! Lol…); a prima vista sembra una cosa che assomiglia molto a Whatsapp o Telegram con delle “stanze” (aree) di discussione. Alcune sono private, altre pubbliche, altre sono one to one. Tutti i froggers hanno accesso alle stanze pubbliche (channels), dove abbiamo messo comunicazioni generali per opportunità, eventi a cui siamo invitati o che reputiamo di interesse per tutti, informazioni su finanziamenti, agevolazioni, e molto altro. Abbiamo delegato l’uso di stanze private (groups) alla gestione dei clienti e dei progetti in cui non tutti i froggers sono coinvolti e a volte ci sono persone che collaborano dall’esterno.

La parte interessante di Slack, a parte aver eliminato un buon 60% delle email e aver consentito di raccogliere tutte le conversazioni su uno specifico argomento nello stesso posto, è la possibilità di allegare file direttamente o con delle integrazioni ad altre app come Dropbox, Google Drive ecc. In questo modo la piattaforma diventa anche una sorta di gestione documentale per i file di maggior interesse nell’ambito del singolo progetto e tutti sono aggiornati sullo stato di avanzamento di quel file, senza doverlo ogni volta recuperare da qualche cartella sul PC o sul cloud. Questa funzione, per un gruppo di freelance che non ha un sistema di archiviazione dei file organizzato come quello di una azienda strutturata e che spesso usa il cloud per una questione soprattutto di assenza di prossimità e quotidianità, è un vero e proprio toccasana: l’ultima versione del file con i commenti e la discussione che ne ha generato le varie evoluzioni sono li con te!

Sono moltissime le integrazioni con altre piattaforme possibili. Buttateci un occhio, ne vale la pena. Così come vale la pena di far amicizia con Slackbot, un vero e proprio robottino tutto fare che risponde, automatizza e ricerca cose per voi.

Trello: gestire progetti assieme ad altri

Per “gestire progetti, task e calendari in cui una o più persone (non è detto siano sempre le stesse come spesso capita in un’azienda) sono coinvolte” noi froggers, ad oggi, stiamo usando Trello per ora nella sua versione gratuita.

Trello è una web application orizzontale totalmente gratuita che può essere usata per organizzare e gestire letteralmente qualsiasi cosa: progetti in team, proposte, idee, cose a fare e c’è persino chi ci ha organizzato il proprio matrimonio (se non ci credete date una occhiata alla open community che condivide casi duplicabili e riutilizzabili). Un contenitore completamente neutro che proprio grazie alla sua neutralità può contenere qualsiasi progetto. Anzi: qualsiasi idea.

L’applicazione permette di costruire il proprio flusso di gestione, anche se, ovviamente, suggerisce una griglia di prova con cui iniziare a cimentarsi; non propone vie predefinite o modi migliori, ma richiede una certa dose di sperimentazione e creatività. Gli elementi che possiamo intrecciare tra loro per comporre il workflow sono: board, liste, card, label, checklist, allegati, voto, “due date”, utenti, commenti. Le board sono in stile Kanban: fondamentalmente si creano liste in orizzontale da sinistra a destra su tutta la linea. I compiti iniziano nella lista più a sinistra e in funzione di come sono lavorati, completati e archiviati si muovono a tutto campo in liste diverse da sinistra a destra.

Chi si è cimentato con task e project management di strutture open come una rete di freelance con conoscenze, competenze, abitudini, mentalità, collocazione geografica e motivazione diverse sa che strumenti “solo project management”, come Asana e Basecamp, Podio e Wrike fanno fatica a funzionare in quanto troppo “stringenti”. Ci serviva piuttosto uno strumento più leggero e più semplice, che tutti potessero facilmente utilizzare per qualsiasi cosa e che entrasse nella vita di tutti i giorni in modo auto-responsabile. In Trello le schede non sono necessariamente “progetti”, le carte non sono necessariamente “compiti” e i collaboratori non sono necessariamente “squadre”.

Con Trello abbiamo trovato uno strumento quasi perfetto. Lo usiamo sia per gestire meeting e consigli direttivi sia per i clienti. I flussi di gestione chiaramente sono diversi. Serve attenzione e conoscenza dei propri flussi di lavoro e serve costruire con attenzione un flusso di lavoro all’interno della board. All’inizio può sembrare difficile, ma la sua resa è notevole soprattutto perché consente di codificare (creandone il pretesto) metodi di lavoro condivisi tra persone che non collaborano continuativamente nella stessa organizzazione.

toolbox per la colllaborazione: conclusioni

Trello non ha un ambiente meeting, ma per fortuna Slack e Trello sono integrabili tra loro. Ad ogni modo, come per qualsiasi altro strumento spesso senza una riunione di coloro che condividono i task, le card non si muovono troppo (anche con tutto il senso si auto-responsabilità del mondo).

In conclusione (si perché nel frattempo si è fatta una certa ora e soprattutto il post si sta allungando troppo, quindi rinviamo gli altri due punti mancanti ad una seconda toolbox a brevissimo su questi canali), Slack e Trello non sono perfette. Non fanno tutto. Non sono le uniche. Possono gestire più organizzazioni. Sono migliorabili. Potete usarle su smartphone, tablet e desktop. A noi fino ad ora sono davvero servite molto.

Fateci sapere cosa ne pensate, che cosa usate voi e se provate gli strumenti diteci come vi sono sembrati. Ma ricordate la motivazione è solo vostra e nessuno strumento farà mai il lavoro per voi.

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